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DMS Unit

Ein Fünftel der Personalkosten in der Verwaltung werden allein für den manuellen Umgang mit Papier ausgegeben (Sortieren, Kennzeichnen, Ablegen, Suchen). Bei genauer Kostenbetrachtung für Papierarchive erkennt man schnell das sie zu 90% aus Personalkosten bestehen. Material und sonstige Ausstattungskosten fallen also nicht weiter in das Gewicht. Daraus kann man unschwer ableiten das sich Einsparpotentiale überwiegend nur durch eine Optimierung des Arbeitsablaufes (menschliche Tätigkeit) erzielen lassen. Genau hier setzen Dokumenten Management Systeme an. Sie sparen Platz, Zeit und Geld. Sie optimieren alle Arbeitsabläufe rund um die gesamten Unternehmensinformationen. Alle Dokumente stehen jederzeit am richtigen Ort zur Verfügung.
 
Schnelle und sichere Entscheidungen können aufgrund eines beschleunigten, transparenten Informationsflusses getroffen werden. Ein effektiveres Arbeiten ist möglich. Der sog. Medienbruch zwischen analogen und digitalen Systemen wird vermieden. Jede Information liegt in digitaler Form vor und wird innerhalb eines einzigen Mediums, des Computers, recherchiert. Die Möglichkeiten und Funktionen eines DMS-Systems werden am besten durch die sieben "V"s des DMS umschrieben: Verarbeiten, Verwahren, Verhindern, Verfügen, Verändern, Verwalten, Vernichten und das in einer Geschwindigkeit die mit reinem Personaleinsatz bei deutlich höheren Kosten nicht zu erreichen wäre. Denn auch zu langsame Papierinformation können Kunden kosten, und somit auch die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.  
 
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